¿Qué es un CMS? Definición, beneficios y ejemplos

Un sistema de gestión de contenidos, generalmente abreviado como CMS, es un software que ayuda a los usuarios a crear, administrar y modificar el contenido del sitio web sin la necesidad de conocimientos técnicos profesionales.

Dicho de forma más simple, CMS es una herramienta que puede ayudarte a construir un sitio web sin tener que escribir todo el código desde cero (ni siquiera saber cómo codificar).

Además del sitio web, también puedes encontrar sistemas con otras funciones, como la gestión de documentos.

Con un CMS, puedes crear, gestionar, modificar y publicar contenidos en una interfaz fácil de usar. Puedes personalizar el diseño y la funcionalidad de tu sitio descargando o comprando plantillas y extensiones, en lugar de codificar. Puedes tener varios usuarios trabajando en el back-end de la misma herramienta, y mucho más.

Quizá te preguntes cómo un software puede hacer todo esto. Para responder a esa pregunta, veamos con más detalle cómo funciona un CMS.

¿Cómo funciona un CMS?

Un CMS se compone de dos partes fundamentales: una aplicación de gestión de contenidos (CMA) y una aplicación de entrega de contenidos (CDA). Combinadas, estas aplicaciones se encargan esencialmente de todo el código, las consultas a la base de datos y la infraestructura en el back-end para que tú puedas centrarte en el front-end de tu sitio.

En lugar de empezar con una página HTML en blanco, por ejemplo, abrirás el editor de contenidos y podrás poner texto en negrita, añadir enlaces y CTAs, e insertar imágenes y tablas arrastrando y soltando algunos módulos o haciendo clic en algunos botones en lugar de escribir HTML, CSS y JavaScript.

Para realizar otros cambios en tu sitio, como cambiar la estructura de los enlaces permanentes o instalar extensiones, sólo tienes que ir a la sección correspondiente en tu panel de administración. Este es el CMA en acción: todos estos cambios se realizan en una interfaz intuitiva que te oculta el código a ti, el usuario final.

Cuando hayas terminado de hacer los cambios, el CDA tomará el contenido que hayas introducido en el CMA, montará el código, lo mostrará a tus visitantes del front-end y lo almacenará. Esto significa que cuando quieras publicar una nueva entrada de blog, por ejemplo, sólo tienes que pulsar el botón Publicar en lugar de subir manualmente una página a tu servidor.

Características de un CMS

Las características de un CMS pueden variar entre las distintas ofertas de CMS, pero las funciones principales son:

• Indexación, búsqueda y recuperación intuitivas: Estas características indexan todos los datos para facilitar el acceso a través de funciones de búsqueda y permiten a los usuarios buscar por atributos como fechas de publicación, palabras clave o autor.
• Gestión de formatos: Ayuda a convertir los documentos en papel escaneados y los documentos electrónicos heredados en documentos HTML o PDF.
• Funciones de revisión: Estas funciones permiten actualizar y editar el contenido después de la publicación inicial. El control de revisiones también hace un seguimiento de los cambios realizados por los usuarios en los archivos.
• Publicación: Esta función permite a los usuarios utilizar una plantilla o un conjunto de plantillas aprobadas por la organización, así como asistentes y otras herramientas, para crear y modificar contenidos.

Ventajas de un CMS

Ya hemos aludido a algunas de las ventajas de utilizar un CMS, pero veamos algunas formas concretas en las que puede influir en el proceso de configuración, la productividad del equipo y la visibilidad en línea.

1. No se necesitan conocimientos de codificación

Al permitir que los no desarrolladores y otros usuarios construyan sitios web sin codificación, los sistemas CMS han ayudado a revolucionar el diseño web. Atrás quedaron los días en que se dependía de los desarrolladores y diseñadores web para establecer una presencia en línea para su negocio.

Puedes crear y gestionar contenidos, personalizar el diseño de su sitio e instalar extensiones para añadir funcionalidad a tu sitio, todo ello sin necesidad de codificar. (Es importante tener en cuenta que la mayoría de las plataformas también permiten añadir código personalizado para tener un control más granular sobre el sitio).

Como resultado, los usuarios con recursos técnicos y tiempo limitados aún pueden construir un sitio web poderoso para tu negocio.

2. Fácil colaboración

Varios usuarios pueden acceder y trabajar en el back end de un CMS al mismo tiempo. Esto significa que en un día cualquiera, tus vendedores pueden estar produciendo contenido, tus profesionales de TI implementando protocolos de seguridad y tus desarrolladores añadiendo código personalizado a tu tema. De hecho, todos ellos podrían estar trabajando en la misma página de destino.

En resumen, un CMS puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo y la productividad de todo tu equipo.

3. Funciones y extensiones SEO 

Las plataformas de CMS ofrecen funciones integradas y complementos para ayudarte a optimizar tu sitio para los motores de búsqueda.

Utilizando herramientas integradas o de terceros, puedes:

• Personalizar los títulos de las páginas y las meta descripciones
• Elegir estructuras de URL compatibles con el SEO
• Crear mapas de sitio XML
• Añadir texto alternativo a las imágenes
• Crear redireccionamientos 301
• Incluir la navegación con migas de pan
• Optimizar los tiempos de carga de las páginas
• Implementar estas mejores prácticas ayudará a mejorar sus posibilidades de clasificación en Google y otros motores de búsqueda importantes.

Entre otros.

4. Plantillas prediseñadas

La mayoría de las plataformas de CMS, como CMS Hub, vienen con una selección de plantillas prediseñadas que puedes utilizar para personalizar rápidamente la apariencia de tu sitio. También pueden afectar al comportamiento de tu sitio.

La elección de una plantilla responsiva, por ejemplo, asegurará que tu sitio se vea bien en cualquier dispositivo, sin necesidad de escribir un montón de código. Las plantillas no solo te ahorran tiempo de diseño antes de lanzar tu sitio, sino que también pueden hacer que un rediseño del sitio web sea mucho más rápido y simple en el futuro.

5. Actualizaciones sencillas 

Como se ha comentado anteriormente, un CMS permite realizar cambios en tu sitio de forma más rápida y sencilla, desde actualizaciones importantes, como un rediseño del sitio web, hasta actualizaciones menores, como cambiar la imagen de su página de inicio. En lugar de contratar a un desarrollador independiente o intentar editar el código tú mismo, puedes entrar en el panel de control de tu CMS para actualizar y editar el contenido de tu sitio web. Esto te permite mantener tu contenido dinámico y relevante.

Ejemplos de CMS

A continuación te presentamos los ejemplos de CMS más conocidos y funcionales del mercado, cada uno cuenta con características que se pueden ajustar a tus necesidades.

1. WordPress 

WordPress es, con diferencia, es el sistema de gestión de contenidos más popular. De hecho, el CMS WordPress impulsa más del 32% de todos los sitios web en Internet

Hay un montón de razones por las que WordPress es tan popular. Es gratis para descargar y usar. También es fácil de aprender, es flexible y se adapta a los motores de búsqueda. Además, miles de temas y plugins lo convierten en una de las plataformas más personalizables.

Además, WordPress es fácil de usar para los novatos, al tiempo que permite a los desarrolladores jugar con el código. Los principiantes pueden empezar en un nivel básico e ir adquiriendo conocimientos a medida que avanzan. Es adecuado para casi todo tipo de sitios web. Si alguna vez te encuentras con dificultades con WordPress, te alegrarás de la sólida comunidad que te ayudará a solucionar los problemas.

💡 Nota. Aunque los nombres son similares, WordPress.org (el CMS) es diferente de WordPress.com (un servicio construido sobre el CMS).

2. Joomla 

Después de WordPress, Joomla es el segundo CMS más popular. Es un CMS de uso gratuito que tiene un impresionante conjunto de características incorporadas y soporta más de 60 idiomas. Es una buena opción para cualquier sitio web que necesite una gestión de contenidos completa, por ejemplo, instituciones educativas o sitios web complejos como las redes sociales.

Hay una serie de plantillas de front-end y back-end disponibles para ayudarte a construir una base sólida. Lo que diferencia a Joomla es la gran cantidad de grupos de usuarios y opciones de gestión de usuarios, así como muchas funciones integradas como la gestión de banners y búsquedas. También podrás recoger y gestionar el consentimiento de los usuarios.

Joomla es fácil de desarrollar. Al mismo tiempo, ofrece una interfaz fácil de usar.

3. Drupal 

Si preguntas a los expertos en tecnología qué es un sistema de gestión de contenidos, lo más probable es que citen a Drupal como ejemplo. Eso es porque es el CMS que probablemente requiere más conocimientos técnicos.

Drupal también es gratuito, aunque necesitarás tu propio alojamiento. Desde un avanzado panel de administración, ayuda a controlar totalmente la presentación del contenido, así como la gestión de usuarios y permisos. De entrada, carga rápido, es seguro y soporta más de 70 idiomas. Las soluciones preparadas para diferentes segmentos de mercado, como el turismo o el comercio electrónico, facilitan a los usuarios la creación de sitios web.

Si bien los principiantes pueden evitar este CMS, los desarrolladores no deberían tener problemas para crear sitios web increíbles.

4. Magento 

Si tu único objetivo es el comercio electrónico, Magento ofrece una solución completa e independiente. Viene en dos versiones: una versión comunitaria gratuita y autoalojada, y muchos servicios premium. Lo que lo hace atractivo para las grandes empresas es su velocidad, seguridad y escalabilidad de primera categoría. Si se añade el soporte multisitio, puede ser la plataforma perfecta para cualquier negocio que necesite secciones distintas, como las cadenas de tiendas.

La rapidez en el pago y la fácil integración con soluciones de pago como PayPal harán seguramente las delicias de las tiendas online. También lo hará la intuitiva interfaz de administración, las analíticas de serie, los temas y las extensiones. Sin embargo, a diferencia de los usuarios de WooCommerce, los de Magento pueden necesitar conocimientos básicos de desarrollo web. Pero eso no es realmente una razón por la que los aprendices entusiastas no deberían darle una oportunidad.

5. Squarespace 

Squarespace es una solución lista para usar para construir casi cualquier tipo de sitio web. Es tan sencillo que cualquiera puede construir un sitio web: tiendas físicas, profesionales, blogueros, artistas. Además, viene con integración de redes sociales. ¿Cuál es el truco? Tu sitio web vendrá con un subdominio por defecto y estará ubicado en los servidores de Squarespace, dejándote poco control. Los dominios personalizados tienen un coste adicional.

Squarespace es una herramienta de pago, con un periodo de prueba gratuito. Aunque puedes elegir entre una amplia gama de impresionantes plantillas y módulos, estás prácticamente atado a lo que obtienes. Las propias plantillas están optimizadas para adaptarse a todo tipo de sitios web.

Si todo lo que necesitas es una manera fácil de construir un sitio web atractivo, Squarespace es tu elección. No tendrás que preocuparte por los aspectos técnicos ni preguntarte qué es un sistema de gestión de contenidos. En su lugar, puedes centrarte en la creación de contenidos.

A diferencia de las herramientas anteriores, Squarespace es un constructor de sitios web alojados, lo que significa que no necesitas comprar tu propio alojamiento web.

6. Wix 

Wix funciona de forma muy parecida a Squarespace. Sin embargo, se diferencia de Squarespace en que incluye un plan gratuito. También ofrece un mayor número de plantillas para empezar.

El asistente paso a paso de Wix, combinado con la solución de alojamiento, convierte la creación de un sitio web en una actividad divertida. La configuración de Wix te guía a través del proceso de selección de plantillas, asegurando que obtengas una plantilla adecuada para tu sitio web. También integra las redes sociales e incluye funciones de blogging. Sin embargo, te quedarás con un sitio web con la marca Wix, a menos que estés dispuesto a pagar para eliminar la marca.

7. Ghost 

Si todo lo que buscas es una experiencia de escritura limpia tanto para los bloggers como para los lectores, deberías probar Ghost. Te permite centrarte simplemente en escribir tus posts. Está centrado en el usuario, con una interfaz de usuario mínima y utiliza Markdown en el editor. Mediante FTP, puedes subir tus propios temas y contenidos.

Puedes elegir entre la versión autoalojada de descarga gratuita y una versión premium en los servidores de Ghost. Ghost también se encarga de la compartición social básica y del SEO. Sin embargo, la elección de anfitriones es limitada, ya que muchos proveedores de alojamiento compartido no admiten el código que utiliza Ghost.

Ghost es una buena plataforma para publicar tu blog o llevar una pequeña publicación online, pero no mucho más.

8. Shopify

Shopify es un CMS de comercio electrónico, que te permite diseñar tu tienda online a tu gusto, sin conocimientos de programación, así de sencillo. Puedes crear fácilmente tu propia tienda en línea en unos minutos. La interfaz que presenta es muy flexible y el proceso de construcción de la tienda es muy intuitivo y eficiente, y no hay necesidad de perder tiempo navegando. Es un CMS que puede facilitarte las tareas de gestión desde el principio.

Se caracteriza por ser una plataforma simple e intuitiva. El sistema permite organizar los productos, personalizar el diseño de la tienda y aceptar diferentes formas de pago, entre otras funciones.

Si quieres crear tu tienda en línea, pero tienes poco conocimiento en desarrollo web o simplemente no quieres solucionar problemas de tecnología, Shopify te puede ayudar a ahorrar tiempo para enfocarte en otros aspectos más importantes de tu negocio.

¿Cómo elegir el mejor CMS para tu sitio web? 

Casi no hay límite en los factores que deben considerarse antes de que una organización decida invertir en un CMS. Hay algunas funcionalidades básicas que siempre hay que buscar, como una interfaz de editor fácil de usar y capacidades de búsqueda inteligente. Sin embargo, para algunas organizaciones, el software que utilizan depende de requisitos más específicos.

Por ejemplo, considera el tamaño de la organización y su dispersión geográfica. El administrador del CMS debe saber cuántas personas utilizarán la aplicación, si el CMS requerirá soporte multilingüe y qué tamaño tendrá el equipo de soporte para mantener las operaciones. También es importante considerar el nivel de control que tendrán tanto los administradores como los usuarios finales al utilizar el CMS. Las organizaciones también deben considerar la diversidad de los formularios de datos electrónicos que utilizan. Todos los tipos de contenido digital deben poder indexarse fácilmente.

He aquí algunas pautas adicionales para elegir el CMS adecuado:

• Obtén la opinión de los empleados y de la dirección. Es importante saber quién va a utilizar este nuevo CMS y para qué lo va a utilizar. Las empresas deben contar con la participación del equipo de marketing, el director de contenidos, el personal de TI y otros.
• Evaluar las necesidades empresariales actuales y futuras. Un CMS debe responder a las necesidades actuales de una organización y a cualquier plan de negocio futuro. Hay que tener en cuenta si el sistema se integrará con la pila tecnológica actual de la empresa y si el CMS incorpora funciones de futuro, como las API RESTful.
• Investigar las opciones. Las empresas deben crear una lista de software que satisfaga sus necesidades e informarse sobre estas opciones; esto incluye hablar con usuarios con casos de uso similares para conocer sus experiencias con los productos.
• Redactar una solicitud de propuesta. Esto dará a los proveedores la oportunidad de abordar las necesidades de la empresa y explicar por qué pueden proporcionar el software adecuado para el trabajo.
• Evaluar las respuestas de los proveedores. Las empresas deben tener en cuenta la funcionalidad, la formación y la asistencia que ofrece cada proveedor. Las demostraciones permiten a las empresas entender cómo funciona cada sistema y qué integraciones ofrece.

Si buscas asesoramiento, en Hunabku podemos ayudarte a crear tu página web con el CMS que se ajuste mejor a las necesidades de tu empresa. No dudes en contáctarnos, recuerda que en Hunabku siempre hay alguien disponible para ti.